Tips Sukses Menerapkan 5S di Tempat Kerja

Tahukah Anda? Metode 5S mulai digunakan pada tahun 1972 oleh Henry Ford di Amerika Serikat, yang dikenal dengan program CANDO, yakni Cleaning up, Arranging, Neatness, Discipline dan Ongoing improvement. Barulah, metode ini dipopulerkan sebagai ‘Japanese 5S’ pada tahun 1980 oleh Hiroyuki Hirano.

Apa manfaat penerapan 5S dalam lean manufacturing? Benarkah penerapan 5S dapat meningkatkan efisiensi produksi? Banyak orang yang keliru mengenal 5S hanya memberi keuntungan pada tata graha (housekeeping) saja, namun sebenarnya manfaatnya lebih dari itu.

“Lean manufacturing adalah sebuah cara berpikir, filosofi, metode dan strategi manajemen untuk meningkatkan efisiensi di lini manufaktur atau produksi.”

Apa yang akan Anda lakukan jika Anda harus meningkatkan efisiensi produksi sebesar 10%? Apakah Anda percaya bahwa re-organisasi sederhana di tempat kerja bisa meningkatkan efisiensi produksi? Metode 5S ini dapat membantu Anda mencapai peningkatan efisiensi di beberapa lingkungan kerja sebesar 30% bahkan lebih.

5S merupakan suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin di area kerja sekaligus meningkatkan kinerja perusahaan secara menyeluruh.

5S tidak hanya berlaku untuk area pabrik, namun juga dapat diterapkan di area kantor bahkan digunakan untuk mengatur data pada hard drive komputer Anda. Dengan manfaat 5S yang signifikan, Anda hanya perlu proses implementasi yang relatif murah dan sederhana.

Berikut manfaat menerapkan 5S:

• Membuat area kerja jadi lebih bersih, rapi, aman, dan menyenangkan
• Meningkatkan pemanfaatan lantai kerja sebagai ruang penyimpanan
• Meminimalisasi waktu yang terbuang untuk mencari alat kerja, material dan dokumen
• Mengurangi kerusakan mesin karena peralatan selalu bersih dan terawat, sehingga membuat peralatan jadi lebih awet dan tahan lama
• Menumbuhkan tanggung jawab karyawan dan rasa memiliki di area kerja
• Mengurangi bahkan menghilangkan potensi bahaya atau apa saja yang menjadi penyebab umum terjadinya kecelakaan kerja
• Meningkatkan produktivitas kerja. Dengan penataan material dan peralatan kerja yang baik, karyawan pun bisa bekerja lebih efektif dan efisien.

Bagaimana cara menerapkan 5S di tempat kerja?

Istilah 5S muncul dari abreviasi lima kata dalam Bahasa Jepang, yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Sedangkan di Indonesia, metode ini dikenal dengan istilah  5R, di antaranya:

 

Poster K3 5S Work Area Management

1. Seiri (Ringkas)

Memilah dan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan, sehingga barang yang ada di area kerja hanya barang yang dibutuhkan saja.

Metode/ Langkah

Keuntungan

Menentukan dan memisahkan barang atau dokumen yang diperlukan dan tidak diperlukan, yang harus dibuang atau tidak, yang sering digunakan atau jarang digunakan, dan barang yang sudah rusak atau masih bisa digunakan. Meletakkan tag merah pada barang atau dokumen yang tidak diperlukan, sudah rusak, dan/atau harus dibuang Mengumpulkan barang atau dokumen yang diperlukan sesuai jenisnya Membuang barang atau dokumen yang tidak diperlukan atau tidak terpakai selama satu tahun terakhir Bila barang atau dokumen hanya digunakan setiap 6-12 bulan sekali, simpanlah barang atau dokumen tersebut di gudang atau tempat khusus dengan jarak berjauhan dari area kerja Anda Bila barang atau dokumen sering digunakan hampir setiap hari, simpan dekat area kerja Anda.

Membuat area kerja terlihat lebih rapi dan luas Membantu kelancaran kerja Meminimalisasi waktu yang terbuang untuk mencari barang atau dokumen yang diperlukan Meningkatkan produktivitas kerja

2. Seiton (Rapi)

Baik barang, dokumen, maupun peralatan kerja harus diletakkan sesuai posisi yang telah ditetapkan. Setelah memilah barang atau dokumen yang dibutuhkan dalam pekerjaan, saatnya Anda mengatur tempat penyimpanan dan peletakan barang atau dokumen tersebut sehingga mudah ditemukan dan mudah diidentifikasi dengan posisi yang ergonomis.

Metode/ Langkah

Keuntungan

Menetapkan atau mengatur kembali ruang penyimpanan, rak, lemari, dll. (jika perlu) Menentukan batas area penyimpanan Menyusun dan meletakkan semua barang atau dokumen di tempat yang sudah ditentukan. Beri tanda pengenal barang (label) untuk mencegah kesalahan pemakaian/ pengambilan hingga pengembalian barang atau dokumen Untuk non office, beri tanda pada lantai kerja (floor marking) untuk menandakan area penyimpanan, area kerja, area pejalan kaki, pintu masuk/ keluar, peralatan keselamatan, area troli, area forklift, dll. Gunakan kode warna standar untuk tanda pipa berisi uap, air, gas, drainase, dll. Membuat denah atau peta penyimpanan

Meminimalisasi kesalahan saat pemakaian/ pengambilan dan pengembalian barang atau dokumen Meminimalisasi waktu yang terbuang untuk mencari barang atau dokumen yang diperlukan Lingkungan kerja jadi lebih rapi dan aman Meningkatkan efisiensi produksi

3. Seiso (Resik)

Membersihkan barang dan area kerja sehingga kondisi barang terjaga baik dan area kerja yang bersih juga berdampak baik untuk kesehatan karyawan. Ini termasuk pembersihan dan perawatan peralatan dan fasilitas, juga pemeriksaan pada peralatan.

Metode/ Langkah

Keuntungan

Membuat jadwal piket dan mengalokasikan tanggung jawab kepada karyawan untuk memeriksa dan menjaga kebersihan harian, mencakup area penyimpanan, peralatan dan lingkungan (lantai, tembok, lampu, dll.) Menentukan prosedur kebersihan dan pemeriksaan Membuat daftar pemeriksaan yang meliputi seluruh area Memeriksa dan membersihkan sesuai prosedur yang telah ditentukan Menyediakan ruang khusus untuk menyimpan alat-alat kebersihan dan bahan yang dipakai untuk membersihkan.

Peralatan dan area kerja bebas dari debu dan kotoran Memperpanjang usia peralatan kerja karena kondisinya selalu bersih dan terawat Menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan nyaman Mencegah kecelakaan kerja

 

4. Seiketsu (Rawat)

Konsep seiketsu meliputi standarisasi dan dokumentasi proses yang akan memastikan berjalannya seiri, seiton, dan seiso (3S). Pada langkah ini, harus dipastikan bahwa tiga langkah sebelumnya sudah berjalan secara konsisten dengan menetapkan standar-standar. Misalnya dengan membuat prosedur kegiatan yang dilakukan, siapa yang bertanggung jawab dan seberapa sering kegiatan tersebut dilakukan.

Metode/ Langkah

Keuntungan

Membuat standar cara kerja untuk mempertahankan kebersihan dan kerapian Melakukan pemeriksaan dengan membuat form checklist terhadap 3S dan melatih karyawan bagaimana melakukannya Melakukan evaluasi berkala berdasarkan checklist yang dibuat Gunakan visual management untuk mengenali adanya ketidak-normalan pada proses dalam waktu yang sangat cepat oleh siapa pun, metode yang digunakan antara lain: Kode-kode warna, misalnya merah untuk kondisi abnormal dan hijau untuk kondisi normal Memberikan kode warna pada barang dan perkakas yang menjadi inventor area tertentu. Misalnya merah untuk area produksi, kuning untuk area perakitan, dan hijau untuk area pengemasan.

Meningkatkan efisiensi kerja Menumbuhkan konsistensi dalam praktek kerja Mempertahankan standar   dan kerapian Membantu kelancaran kerja

 

5. Shitsuke (Rajin)

Konsep shitsuke meliputi pemeliharaan kedisiplinan dan konsistensi dalam menjalankan seluruh tahap 5S. Jika kegiatan 5S sudah terbiasa dilakukan dengan kesadaran penuh tanpa harus selalu diperintah, maka akan tumbuh sebuah karakter. Karakter inilah yang akan membentuk budaya dan memberikan dampak yang besar bagi kesuksesan kerja di perusahaan.

Metode/ Langkah

Keuntungan

Melakukan pengendalian visual di tempat kerja Membangun kesadaran dengan mengampanyekan metode 5S. Misalnya memasang poster tahapan 5S, poster slogan 5S, dll. Membuat prosedur tentang bagaimana dan kapan 5S akan dilaksanakan Merumuskan pedoman audit atau evaluasi pelaksanaan 5S Memberikan dukungan manajemen dengan pembentukan SDM dan kepemimpinan Memberikan penghargaan kepada karyawan terbaik yang konsisten menerapkan tahapan 5S.

Mendorong karyawan untuk terbiasa mengikuti aturan dan prosedur yang berlaku Menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan nyaman Membangun dan meningkatkan kerja sama tim

 

5S adalah metode sederhana yang manfaatnya tidak hanya membuat penataan area kerja menjadi lebih baik, tetapi juga produktivitas, kualitas, dan keselamatan kerja jadi lebih meningkat. Lakukan tahap persiapan mencakup penyusunan struktur dan prosedur pelaksanaan 5S sebelum Anda menerapkannya di tempat kerja. Dokumentasikan keadaan tempat kerja Anda dalam bentuk foto sebelum dan setelah menerapkan 5S, untuk melihat perubahan dan manfaatnya. Bagaimana dengan penerapan 5S di perusahaan Anda? Apakah 5S sudah membudaya? Sudahkan perusahaan Anda menjadi nomor 1 dalam 5S?

Semoga Bermanfaat, Salam safety!